Privacyverklaring GHBOV It Bernlef Ielde
Inleiding
Gereformeerde Hoger Beroeps Onderwijs Vereniging ‘It Bernlef Ielde’, hierna te noemen GHBOV It Bernlef Ielde, legt in deze verklaring uit welke persoonsgegevens zij bezit, en hoe zij hiermee omgaat. GHBOV It Bernlef Ielde ziet graag uw vragen tegemoet. Dat kan door te mailen naar secretaris@itbernlefielde.nl, of door schriftelijk uw vraag te sturen naar het postadres, te vinden onderaan de pagina.
Verwerkingsdoeleinden
GHBOV It Bernlef Ielde verzamelt verschillende persoonsgegevens met verschillende doeleinden. De verschillende doeleinden onderscheiden wij in de volgende categorieën:
Versturen van verenigingsbrede informatie
Het versturen van een wekelijkse mail om de leden en reünisten op de hoogte te houden, het versturen van het (digitale) verenigingsblad, het versturen van commissiemededelingen per mail, het per post versturen van het verenigingsblad, het per post uitnodigen van de ouders voor onder andere de Buitengewoon Bijzondere Ledenvergadering en de installatie, het per post versturen van de uitnodiging van het jaarlijkse verenigingsgala en het jaarlijks verspreiden van de jaarkalender en het jaarboekje.
Interne communicatie
Het toevoegen van uw telefoonnummer aan de verenigings-WhatsApp, het toevoegen van uw Facebook account aan de interne Facebook pagina van GHBOV It Bernlef Ielde, het maken van een account op onze website die gekoppeld is aan uw e-mail en het handhaven van uw online activiteiten op het forum.
Financiële afschrijving
De financiële afschrijvingen van de contributie en de activiteiten waaraan u deelneemt en het vragen van een financiële bijdrage aan uw ouders.
Het veilig doorlopen van de introductieperiode
Het rekening houden met eventuele lichamelijke- of geestelijke klachten tijdens de introductieperiode en het bereiken van uw ouders in geval van eventuele nood.
Vrienden van Bernlef
Het innen van financiële bijdragen voor ondersteuning van verenigingsactiviteiten.
Verwerking
Als betrokkene heeft u een aantal rechten die u de mogelijkheid geven tot inzage in het proces, en die u in staat stellen om invloed uit te oefenen op het proces. Deze rechten zijn als volgt:
- Het recht op informatie over de verwerkingen
- Het recht op inzage in uw gegevens
- Het recht op correctie van uw gegevens als deze niet kloppen
- Het recht op verwijdering van uw gegevens
- Het recht op beperking van de gegevensverwerking
- Het recht op verzet tegen de gegevensverwerking
De persoonsgegevens zullen op de volgende plekken bewaard worden:
Mailinglijst
De e-mailadressen van leden, reünisten en introducés zullen verzameld worden in de mailinglijst bij onze website host. Ook worden deze e-mailadressen opgeslagen in de mailinglijst van Mailchimp. Deze gegevens worden veilig bewaard zijn niet inzichtelijk voor onbevoegden.
Database
De contact- en adresgegevens van ouders, de contact-, adres- en algemene gegevens van leden, reünisten en introducés, en het IP-adres van leden en reünisten worden in de database van de vereniging bewaard. Dit is nodig om het interne gedeelte van de website en de app te laten werken. Deze gegevens worden veilig bewaard en zijn niet inzichtelijk voor onbevoegden.
Bestanden
De contactgegevens, adresgegevens en rekeningnummers van ouders van de leden zullen worden opgeslagen in lokale bestanden, en bij diensten als Dropbox. Dit geldt ook voor de contactgegevens, adresgegevens en financiële gegevens van leden, reünisten en introducés.
Bijzondere gegevens die naar voren komen in notulen zullen ook lokaal worden bewaard.
De penningmeester en de sponsorcommissie zijn verantwoordelijk voor het beheren van financiële gegevens van leden, reunisten, introducés, en de ouders daarvan. Deze gegevens worden ook lokaal en bij diensten als Dropbox bewaard.
Al deze gegevens worden veilig bewaard en zijn niet inzichtelijk voor onbevoegden.
Andere locaties
Jaarlijks wordt er een jaarboekje en een jaarkalender verspreid. Deze bevatten uw naam en achternaam, uw adres- en contactgegevens, en uw geboortedatum. Met deze gegevens wordt voorzichtig omgegaan en zijn niet inzichtelijk voor onbevoegden.
Bescherming
Met uw gegevens wordt secuur en verantwoordelijk omgegaan. Om dit te verzekeren heeft GHBOV It Bernlef Ielde maatregelen getroffen.
De website en app maken gebruik van het HTTPS protocol. In tegenstelling tot HTTP (de S staat voor ‘secure’) maakt HTTPS het moeilijk om gegevens te onderscheppen als deze worden verzonden. Bij het inloggen van de website en de app is het risico dus klein dat er een data-lek ontstaat. Als vereniging maken wij gebruik van derde partijen om onze bestanden te bewaren, en om mails op te maken en te versturen. Ook onze database is ondergebracht bij een derde partij. De volgende derde partijen bewaren gegevens van ons:
Derde partijen
Het hostingbedrijf STRATO herbergt onze database, host onze website, en maakt het mogelijk dat er een mailinglijst wordt bijgehouden.
De privacyverklaring van STRATO is hier te vinden.
Dropbox maakt het mogelijk dat bestanden tussen verschillende gebruikers worden gedeeld.
De privacyverklaring van Dropbox is hier te vinden.
De dienst Mailchimp wordt gebruikt om een overzichtelijke mail naar leden, reünisten en introducés te sturen.
De privacyverklaring van Mailchimp is hier te vinden, en een overzicht van gebruikersvoorwaarden van Mailchimp zijn hier te vinden.
Overzicht persoonsgegevens
In de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van alle gegevens die GHBOV It Bernlef Ielde verzameld van zijn betrokkenen. Ook wordt er bij alle onderdelen een toelichting gegeven.
| Persoonsgegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam | De naam is nodig ter algemene identificatie |
| Achternaam | De achternaam is nodig ter algemene identificatie |
| Doopnaam | De doopnaam wordt op het lidmaatschapscertificaat vermeldt |
| Geboortedatum | De geboortedatum wordt op het lidmaatschap en (oudercertificaat) van een lid gezet. Daarnaast wordt de geboortedatum op de jaarkalender en in het jaarboekje vermeldt. |
| Telefoonnummer | Het telefoonnummer wordt gebruikt om de leden te benaderen voor verenigingszaken. |
| Opleiding | De opleiding die een lid volgt wordt gebruikt als algemene informatie |
| E-mailadres | Het e-mailadres is nodig om de leden te kunnen te benaderen voor verenigingszaken en om de weekmail te kunnen verspreiden. |
| Straat + huisnummer | Het adres is nodig om het per post versturen van het verenigingsblad, de jaarkalender, het jaarboekje, en de jaarlijkse uitnodiging van de Dies Natalis mogelijk te maken. |
| Postcode | De postcode is nodig om het per post versturen van het verenigingsblad, de jaarkalender, het jaarboekje, en de jaarlijkse uitnodiging van de dies natalis mogelijk te maken. |
| Plaatsnaam | De plaatsnaam is nodig om het per post versturen van het verenigingsblad, de jaarkalender, het jaarboekje, en de jaarlijkse uitnodiging van de Dies Natalis mogelijk te maken. |
| IBAN-nummer | Het IBAN nummer is nodig om de jaarlijkse contributie af te kunnen schrijven bij leden. Daarnaast worden sommige activiteiten bij je afgeschreven als je daaraan meedoet. |
| Ter name van | De naam behorende bij de rekening is nodig om de jaarlijkse contributie af te kunnen schrijven bij leden. Daarnaast worden sommige activiteiten bij je afgeschreven als je daaraan meedoet. |
| Machtiging | De machtiging voor het afschrijven van geldbedragen van je rekening is nodig om de jaarlijkse contributie af te kunnen schrijven bij leden. Daarnaast worden sommige activiteiten bij je afgeschreven als je daaraan meedoet. |
| IP-adres | Je IP-adres wordt gebruikt om de locatie van leden te achterhalen als een lid op het forum inlogt. Dit is nodig om de veiligheid te waarborgen mocht er iets gebeuren op het forum. |
| Gezondheidsgegevens | Tijdens onze jaarlijkse introductieperiode is het belangrijk om te weten of leden ook lichamelijke- of geestelijke beperkingen hebben. Met deze gegevens wordt discreet omgegaan, en zullen alleen ter kennisgeving verzameld worden. |
| Voornaam ouders | De voornaam van de ouders van leden is nodig ter algemene identificatie. |
| Straat + huisnummer ouders | Het adres van de ouders van leden is nodig om hen uit te nodigen voor enkele gelegenheden. |
| Postcode ouders | De postcode van de ouders van leden is nodig om hen uit te nodigen voor enkele gelegenheden. |
| Plaatsnaam ouders | De plaatsnaam van de plaats waarin de ouders van leden wonen is nodig om hen uit te nodigen voor enkele gelegenheden. |
| E-mailadres ouders | Het e-mailadres van de ouders is nodig om hen eventueel verder te contacten voor het sponsoren. |
| Telefoonnummer ouders | Om de ouders van leden te bereiken tijdens de introductieperiode is het telefoonnummer van hen noodzakelijk. Daarnaast worden de ouders van leden eenmaal benaderd voor sponsoring. |
| Naam VVB | De naam is nodig ter algemene identificatie van de Vriend van Bernlef. |
| E-mailadres VVB | Om de Vriend van Bernlef te informeren over relevante zaken met betrekking tot VVB. |
| Financiële gegevens VVB | Financiële gegevens kunnen onder andere het IBAN-nummer inhouden. Dit is nodig voor het innen van de financiële bijdrage. |